Guía de uso del sistema

1. Crear el centro.
2. Completar datos institucionales y domicilio.
3. Modificar datos existentes.
4. Relacionar usuarios, pacientes y profesionales con la sede.

1. Crear o modificar el usuario.
2. Definir su perfil.
3. Asignarlo a uno o más centros médicos.
4. Revisar que la relación de centros coincida con su responsabilidad real.
5. Desbloquear un usuario bloqueado por intentos fallidos: botón «Desbloquear usuario» en su ficha (reinicia los intentos y quita el bloqueo).

Administra parámetros de alcance global y las credenciales de los servicios externos (se guardan cifradas):

• Google Maps / Places: autocompletado de domicilios.
• Google Cloud Vision: OCR de facturas de compra (la credencial es un archivo en el servidor).
• SMTP: correo saliente (verificación y códigos de las familias).
• OpenAI: clave para el dictado por voz y para la prueba de generación de documentos con Responses API. El modelo de análisis se configura por separado.
• CRM Virtual Solutions: activación de la integración de turnos de entrevista, URL base y rutas de VS, los dos secretos (x-vs-secret, cifrados), IP permitida, ID del centro en VS y ventana de turnos. La pantalla muestra además las dos URL de entrada para entregar a VS.

En el menú del Súper Administrador, «Pruebas CRM» es un banco de pruebas para validar la conexión con Virtual Solutions con datos sintéticos, sin tocar admisiones reales: consulta de disponibilidad, reserva + link de pago y aviso de estado, mostrando la respuesta cruda de VS. Desde ahí (y desde Configuración global) se llega a la bitácora de webhooks, que lista las llamadas entrantes y salientes (sin datos personales). El banco corre siempre en modo prueba (no crea turnos ni cobros): funciona sin activar la integración —alcanza con la URL base y el secreto de salida—, y lo mismo del lado de entrada (VS puede probar con el indicador de prueba aunque la integración esté desactivada). Se activa sólo para operar el flujo real.

Supervisa estructura, permisos, auditoría y configuraciones del ecosistema completo.

Administra la operación de los centros que tiene asignados. No reemplaza al Súper Administrador ni a la Dirección clínica.

Controla actividad, accesos y cambios relevantes dentro del ámbito de sus centros.

Consulta y controla movimientos económicos vinculados a sus centros.

Da de alta los emisores (CUIT) con su logo y sus credenciales de ARCA, y emite comprobantes —internos o electrónicos con CAE—, notas de crédito y cobros. Ver la sección Facturación y caja.

Cada centro tiene su propia información fiscal. El Administrador registra:

• CUIT y condición frente al IVA del centro (lista desplegable: Responsable Inscripto, Monotributo, Exento, No alcanzado).
• Régimen de Ingresos Brutos: Local (una jurisdicción) o Convenio Multilateral (varias).
• Jurisdicciones de IIBB: se agregan por provincia (lista desplegable) con su N° de inscripción, su coeficiente de atribución (1 = 100% en régimen local) y su alícuota. El total de coeficientes se muestra para controlarlo.

El perfil Contable usa estos datos para liquidar IIBB y Ganancias en «Reportes fiscales».

• Proceso médico.
• Proceso administrativo.
• Actividad y estados.
• Indicadores económicos y de gestión habilitados.

Cada movimiento confirmado se puede anular: queda registrado (quién y cuándo) y deja de sumar al saldo.

Al marcar una factura como Cobrada o Cobro parcial se registra el pago en caja (popup). Al anular una factura que estaba cobrada, se anula también su cobro. Las facturas con CAE se dan de baja con una nota de crédito.

Igual que Dirección, gestiona los accesos del portal familiar y la configuración del centro (terapias, salas, procedimientos y flujo clínico).

Su función es administrativa y de control. Las decisiones clínicas permanecen en manos de Dirección y profesionales.

1. Cargar datos personales y familiares.
2. Completar domicilio usando las sugerencias de Google.
3. Relacionar al paciente con el centro correspondiente.
4. Guardar la ficha.

• Observaciones previas.
• Documentación disponible.
• Datos necesarios para la revisión médica.

El caso pasa a la bandeja del Director. La solicitud y su decisión viven en la solapa Admisión del Legajo del paciente (admisión y legajo son la misma pantalla).

«Editar ingreso» reabre el formulario para corregir datos del paciente y del ingreso (identidad, origen y observaciones) durante todo el proceso administrativo —desde Borrador hasta Pendiente de cobro—, no sólo en borrador. Sólo corrige esos datos: no cambia el estado ni el circuito. Queda deshabilitado una vez iniciado el tratamiento o si la solicitud fue rechazada/cancelada.

El buscador de la bandeja muestra resultados mientras se escribe (nombre, documento o código), combinándose con el filtro de estado, sin esperar a apretar «Buscar». Abrir una solicitud lleva al Legajo del paciente, en la solapa Admisión.

Administrativo/a agenda (también pueden hacerlo Dirección y Administración): al tocar un día del calendario se abre un popup para dar el turno (paciente/línea, profesional, sala, fecha, hora y duración). También reprograma y marca estados (asistió, ausente, cancelado). Avisa si el turno cae fuera del horario del profesional o se superpone, pero deja guardar.

Administrativo/a también emite comprobantes (internos o electrónicos ARCA), registra cobros y movimientos de caja. El alta de emisores (CUIT) la hace el Administrador. Ver la sección Facturación y caja.

El Administrativo/a tiene el menú Pacientes (buscador con resultados mientras se escribe) para abrir el legajo de cualquier paciente del centro. Desde ahí puede editar los datos con dos botones: «Editar datos del paciente» (pestaña Información del paciente) y «Editar información de origen» (pestaña Información de origen: origen de la derivación, motivo de consulta, observaciones de admisión). Esta edición está habilitada sólo para Administrativo/a y Administrador/a.

En «Editar datos del paciente» hay además un panel «Padres y responsables» para editar, agregar y eliminar a los responsables del paciente (nombre, vínculo, documento, correo, teléfono, domicilio). A un responsable que ya tiene acceso al portal familiar no se le cambia el correo acá ni se lo elimina desde esta pantalla: para eso, un Director/Administrador revoca el acceso en «Acceso familiar».

Desde la pestaña Documentación del legajo (botón «+ Gestionar documentos») el Administrativo/a también puede agregar archivos al legajo. El borrado de archivos queda reservado a Dirección/Administración.

También puede compartir cuestionarios con la familia y ver las respuestas recibidas (en modo lectura). La evaluación del equipo sobre cada respuesta la completan sólo Dirección y profesionales.

Cuando el Súper Administrador activa la integración con el CRM (Virtual Solutions), al enviar un borrador de admisión el Administrativo/a elige el Director y toca «Enviar y solicitar turno»: el sistema consulta al CRM los turnos disponibles, muestra un calendario, y al elegir uno pide el link de pago (con botón para copiarlo y enviárselo a la familia). La solicitud queda en «Pendiente pago entrevista»; cuando el paciente paga, el Administrativo/a confirma el pago desde esa bandeja y la solicitud pasa a «Entrevista pendiente» con el turno reservado. Si el CRM no está activo, el envío del borrador va directo a Dirección como siempre.

Las mismas funciones que el Administrativo/a —emitir comprobantes (internos o electrónicos ARCA), cobrar, mover caja, cargar compras de proveedores, ver admisiones y la agenda— más dos accesos propios en el menú: Arqueos y Reportes fiscales.

1. El sistema calcula el efectivo esperado a una fecha (acumulado de ingresos menos egresos en efectivo).
2. Se cuenta el dinero físico y se carga el efectivo contado.
3. El arqueo registra la diferencia (sobrante, faltante o caja cuadrada), con observaciones y responsable.

Por período (mes) y emisor (CUIT), con botón Imprimir / PDF:

• Resumen para DDJJ (IVA): IVA Débito (ventas), IVA Crédito (compras) y saldo a pagar o a favor.
• Libro IVA Ventas: resumen por alícuota (21 / 10,5 / 0 %) y detalle de comprobantes. Las notas de crédito restan y las facturas en dólares se convierten a pesos por la cotización de cada comprobante.
• Libro IVA Compras: detalle por proveedor y totales (neto, no gravado, IVA, percepciones).
• Ingresos Brutos (mensual): toma las ventas netas del período como base y, por cada jurisdicción cargada en los datos fiscales del centro, calcula base atribuida (× coeficiente) × alícuota → impuesto determinado. Se restan los anticipos y retenciones del período y queda el saldo a pagar o a favor.
• Ganancias (ejercicio anual): calcula la base imponible orientativa = ingresos gravados (ventas netas del año) − compras netas − egresos de caja, y descuenta los anticipos de Ganancias. El impuesto final y los ajustes impositivos los determina el contador.
• Anticipos: el Contable registra los anticipos y retenciones pagados (de IIBB y de Ganancias) para que se descuenten del impuesto determinado.

Trabaja por centro. El libro de Ventas se puede filtrar por el CUIT emisor; el de Compras corresponde a las facturas del centro.

Dirección también tiene el menú Pacientes (buscador con resultados mientras se escribe) para abrir el legajo de cualquier paciente del centro y, desde ahí, «Abrir historia clínica». El menú ya no trae un acceso directo «Tratamientos»: se llega desde el paciente.

Consulta antecedentes, observaciones y documentación cargada por Administrativo/a desde la solapa Admisión del Legajo del paciente (se llega desde Bandejas → Solicitudes o desde Pacientes).

Desde la solapa Admisión del Legajo:

1. Evaluar la información.
2. Aceptar o rechazar.
3. Registrar motivo u observaciones cuando corresponda.

En la admisión, pestaña Tratamiento, se arma la propuesta ítem por ítem: se elige la terapia (o línea terapéutica), su valor dependiente (segunda lista), el profesional, la cantidad de sesiones, la codificación del objetivo (P1–P5, obligatoria) y las observaciones (con dictado por voz 🎤). La misma tabla de ítems se usa para definir las líneas terapéuticas dentro de la historia clínica (cada ítem es una línea), y desde ahí cada terapia se puede suspender, finalizar anticipadamente o quitar (quitar la deja cancelada pero conserva su registro y antecedentes para consulta). Copiar parámetros: cada fila de la tabla de terapias tiene «Copiar parámetros», que carga esa terapia en el formulario de abajo para crear una similar; desde el detalle de la línea también está «Copiar datos de terapia». Las terapias canceladas se ocultan y con «Mostrar canceladas» se ven sólo esas. El detalle de la línea muestra el objetivo (P1–P5), las sesiones, la opción y las observaciones, con el botón «Modificar tratamiento». Se elige una duración de turno (Corto/Medio/Largo) para todo el tratamiento.

Al terminar se toca «Confirmar tratamiento y generar turnos»: un resumen muestra «seleccionaste N sesiones de tal terapia…» y pregunta si agrupar las sesiones en turnos (1 turno por sesión, con todas las terapias el mismo día). Así se generan los días de tratamiento: la cantidad de días = la terapia con más sesiones, y cada terapia aparece en sus primeros días. Se puede volver a confirmar mientras no haya bloques de sesión registrados.

Arma el prompt para el GPT FlowTEA: elegí uno o varios encabezados (13 capas FLOWTEA, firma neurofuncional, metas SMART-GAS, prompt maestro HC TEA+) que se agregan arriba, revisá los datos del paciente y sumá los documentos. Para los adjuntos y cuestionarios hay un enlace único (índice): una sola URL que el GPT abre para obtener todos los documentos (vencen en 1 h; cada acceso queda auditado). El modo manual permite copiar el prompt al GPT. La sección Generar documento con OpenAI envía el texto y los enlaces firmados (con confirmación) y lo procesa en segundo plano: no hace falta esperar en la pantalla. Cuando el documento está listo, queda adjunto a la admisión y te llega una notificación (campanita/push). La lista «Pedidos de documentos» muestra el estado de cada uno.

El menú FlowTEA (sólo Director) tiene tres opciones para administrar el motor, compartidas por todos los centros del instituto:

• Botones: los encabezados de la pantalla FlowTEA. Cada uno tiene un rótulo y el texto que inserta en el prompt; se puede crear, editar, activar/desactivar y eliminar, y vincularlo a una o más instrucciones.
• Instrucciones: las instrucciones de sistema que se envían a OpenAI (el método que guía la generación). Cada una tiene un nombre y un cuerpo y puede vincularse a uno o más botones. En la pantalla FlowTEA, al generar el documento, la instrucción elegida reemplaza al método fijo (se puede elegir en un selector; al tocar un botón se preselecciona su instrucción vinculada).
• Testing: permite probar un prompt eligiendo una instrucción disponible y ver la respuesta en texto de OpenAI, sin generar documento ni adjuntarlo a ninguna admisión. Útil para afinar las instrucciones.

La primera vez se cargan solos los 4 botones y la instrucción «13 capas» que ya existían, listos para editar.

Controla el avance global y la información incorporada por los profesionales.

Dentro del legajo hay una solapa Facturación que lista los comprobantes emitidos del paciente (factura, recibo o nota de crédito): fecha, tipo y número, CAE si tiene, emisor, total (con moneda) y estado (emitida, cobrada, parcial, anulada). Desde ahí se puede Ver / Imprimir cada comprobante. Es de sólo lectura: la emisión y el cobro se siguen haciendo desde Facturación. La ven el Director, la Administración y la Auditoría; los borradores no se listan.

Crea el acceso de cada familiar al portal (correo + permisos de lectura/descarga; contraseña temporal que se muestra una sola vez). Puede restablecer la contraseña, revocar y reactivar.

«Editar paciente» (en el caso o la admisión) corrige la ficha en cualquier momento, también después de la aceptación.

Un registro o bloque de sesión ya cerrado se puede rectificar: se crea una versión corregida y la original queda archivada como «Rectificada», con el motivo (para trazabilidad).

• Terapias (con profesional responsable), salas y procedimientos: alta, edición, activar/desactivar y eliminar si no se usan.
• Valores dependientes por terapia: dentro de cada terapia se cargan sus modalidades (p. ej. Neuron Up · Aplicaciones 2D · Convencional). Al definir el tratamiento del paciente en la admisión, elegida la terapia aparece una segunda lista con esos valores para precisar el abordaje.
• Prioridades: catálogo de niveles de prioridad (nombre, color y orden) reutilizable en el sistema.
• Disponibilidad de los profesionales (días y horarios): se cargan por día o con el botón «Lunes a Viernes», que agrega los cinco días hábiles de una sola vez con el horario elegido. No se permiten días/horarios duplicados ni superpuestos; sí varios tramos en un mismo día mientras no se pisen.
• Duración de turnos: cuántos minutos dura un turno Corto / Medio / Largo y la espera entre turnos (para acondicionar la sala). Al definir un tratamiento se elige una de estas tres duraciones para todo el turno, y la asignación automática respeta esos minutos más la espera.
• Flujo clínico: las etapas que se crean al aceptar un paciente.

Recibe avisos (campanita) cuando llega un cuestionario de un legajo pendiente de aprobar o Administrativo/a envía una admisión. Puede activar el push en su dispositivo.

Los profesionales redactan los cuestionarios y la Administración o el Coordinador los aprueba. Al crearlo podés dejar definidas sus 4 opciones de múltiple choice por defecto (por ejemplo Nunca · A veces · Frecuentemente · Siempre): después, al cargar una pregunta de tipo «Múltiple choice (4 opciones)», esas cuatro opciones se autocompletan solas y se pueden ajustar en cada pregunta. Agiliza mucho la carga. Las opciones por defecto se pueden cambiar luego desde «Título e instrucciones» del cuestionario. Es opcional: si el cuestionario no usa siempre la misma escala, se dejan vacías.

El tablero de inicio del Profesional y del Coordinador muestra sólo los pacientes en tratamiento (historia clínica Activa o En pausa). Los que están en pasos administrativos iniciales o ya finalizados no aparecen en el tablero, pero se encuentran desde el buscador de Pacientes.

El menú del equipo tiene Pacientes (ya no un acceso directo «Tratamientos»): al tratamiento se entra desde el paciente. El buscador muestra resultados mientras se escribe (nombre, documento o código), sin esperar a apretar «Buscar». Se puede abrir cualquier paciente del centro —aunque esté pendiente de admisión— y ver su legajo (sólo lectura), organizado en pestañas: Información del paciente, Información de origen, Documentación, Cuestionarios y Tratamiento. Cada acción vive dentro de su pestaña (ya no hay botones sueltos sobre las pestañas): desde Documentación se ven y agregan documentos, desde Cuestionarios se comparten cuestionarios (enlace/QR) y se ven las respuestas, y desde Tratamiento se abre el detalle clínico con «Abrir historia clínica». No incluye los controles de decisión del Director (aceptar/rechazar la admisión, informes FlowTEA ni presupuesto/cobro).

En la historia clínica, la sección Plan de turnos muestra una tabla con todos los días de tratamiento: el número de día, la fecha (si ya se agendó), las terapias de ese día con su profesional y su estado («Finalizado ✓» o «Pendiente»), y una columna «Sesión del día» con el botón «Registrar sesión» (o «Sesiones del día» si ya hay alguna). A diferencia de antes, el registro es por día, no por terapia. El día de hoy queda resaltado. Dirección puede, además, «Asignar turnos a la agenda»: el sistema coloca los días en la agenda según la disponibilidad de cada profesional, la duración elegida y la espera entre turnos.

El registro se hace por día: una Sesión del día agrupa varias terapias y varios Bloques (cada bloque es un registro de aplicación, lo que antes era una «Jornada»). El asistente tiene 3 pasos y en pantalla se ve sólo el paso activo:

• Paso 1 · Terapias de la sesión: elegís, de las líneas que definió Dirección, qué terapias se aplican ese día (la lista muestra su objetivo P1–P5 y parte de las observaciones). Hasta no agregar una terapia no se habilita el Paso 2.
• Paso 2 · Bloques: por cada bloque cargás terapia, profesional, sala, inicio/fin, asistencia, título, Resultado del objetivo (1 a 5), Codificación del objetivo (P1–P5, viene preseleccionada con la de la terapia elegida), Disminución de ecolalias (Sí/No/No corresponde) y Observaciones profesionales + adjuntos. Podés agregar, Modificar o Eliminar bloques. Hasta no agregar un bloque no se habilita el Paso 3.
• Paso 3 · Finalizar sesión: Observaciones de la sesión y, acá, el Resumen para la familia + la opción «Publicar…» (el resumen a la familia es por sesión, no por bloque). Botones Guardar borrador o Finalizar.

Al Finalizar, cada bloque debe tener Resultado (1–5), Codificación (P1–P5) y ecolalias. El Resultado y la Codificación son de uso clínico: no se publican a la familia. En la pantalla del día hay además una tabla con las sesiones registradas («Ver parámetros» y «Continuar borrador»), el botón «Agregar sesión del día» (un día puede tener más de una sesión) y «Finalizar día de tratamiento» (se habilita cuando hay al menos una sesión finalizada).

Los archivos deben quedar asociados al paciente, caso o etapa correctos.

Ve sus turnos en el calendario mensual. No agenda: los turnos los da Administrativo/a.

Puede rectificar un registro o bloque de sesión cerrado propio: se crea una versión corregida y la original queda como referencia.

Recibe notificaciones en la campanita y puede activar el push en su dispositivo.

• Crear/definir el tratamiento de los legajos desde «Pendiente de presupuesto» en adelante: agregar/quitar terapias, confirmar el tratamiento y generar/asignar turnos.
• En la solapa Tratamiento y en la historia clínica tiene las mismas funciones que el Director: editar líneas terapéuticas, gestionar el equipo tratante, pausar/cerrar/dar de alta la historia clínica y cambiar el flujo clínico.
• Aprobar cuestionarios: revisa la bandeja de cuestionarios enviados y puede aprobar, devolver para corregir, archivar o editar, igual que la Administración.

El Coordinador y el Profesional pueden abrir el tratamiento de todos los pacientes del centro cuyo legajo esté en «Pendiente de presupuesto» en adelante (no sólo los asignados). Se llega desde Pacientes → Legajo → «Abrir historia clínica».

Puede figurar como profesional responsable de una terapia y registrar sus sesiones, igual que un Profesional.

Desde el login, con «Creá tu cuenta», la familia se registra con sus datos y recibe un correo de verificación. Al confirmarlo, queda habilitada para ingresar. (Dirección/Administración también pueden crear el acceso y entregar una contraseña temporal.)

Al ingresar, el sistema envía un código de 6 dígitos al correo; hay que cargarlo para completar el acceso. Se puede marcar «recordar este dispositivo» (90 días) para no pedirlo cada vez.

La familia carga los datos del paciente y adjunta la documentación, y envía la solicitud. Queda en Pre-Admisión para que la secretaría la revise y agende la entrevista. La familia ve en todo momento el estado de su solicitud.

La familia ingresa con su correo y, desde Mi cuenta (su nombre, arriba a la derecha), cambia su propia contraseña. Si la olvida, también se puede restablecer desde el centro.

• El recorrido y las novedades publicadas por el equipo (resúmenes para la familia, no la nota clínica).
• Con permiso de descarga, baja los archivos publicados.
• Una misma cuenta puede ver a varios hijos del mismo centro.

Recibe los enlaces o QR de cuestionarios para responder y reenviar a la escuela o al equipo tratante.